Excel 個人的ノウハウ・定石集

Excel で設計書やテスト仕様書を書いてもらう機会が出てきて、「エクセルマスター」の弟子だった僕としては我慢ならない汚さのブックばかりでゲンナリしている。そこで、僕が蓄えてきた Excel に関するノウハウを書き出してみる。

目次

Excel の仕様を考慮したノウハウ

「Excel ってこういうところあるからね…」という仕様を考慮して、こんな風に工夫しましょう、という。

こういった、Excel の仕様を押さえたドキュメントづくりは、データや体裁を綺麗に保つためにも必要なのだが、無知な人に操作されると一気に壊されるので、チーム内でスキルの底上げをしておきたい。

分かりやすい Excel ドキュメントにするためのノウハウ

Excel の仕様というよりは、「Excel を使っているとこういう作りにしがちだけど、あんまよくないよ」というノウハウ。

文章の書き方、データのまとめ方、スタイリングの仕方。そうした「センス」は、イコール「知識量」。指摘を食らう人は単純にインプットする知識量が少ないために、アウトプットするモノの「センスが悪い」のだ。

「書き手」の意識に終始しているから気付けない。共有フォルダにある他人が作った書類は勝手に読むとかして、「読み手」になる機会を増やして、グッドプラクティス・バッドノウハウを増やしていくことが大事。

その上で、作るモノには「一定の規則・統一性」を持たせること。シートごとにフォントや表の構成が違ったりすると、書き手としては良かれと思ってそうしたことでも、読み手としては「さっきと違うモノ」をゼロから認識し直す必要が出てくるので、読みづらくなる。個々の見栄えをそれぞれ考えて調整するよりは、全体の体裁を揃える方に重きを置いた方が良い。

以上

そもそも、Excel は「文書」を作るモノではないので、あまり「ドキュメント」として凝ったモノを作ろうとすること自体が間違い。

表計算ソフトで何かを計算するということは、その計算している表自体の見栄えというより、「計算した結果から導かれる情報」の方が大事なはずだ。だから、あまり見栄えを気にするのではなく、「計算した結果何が分かったか」というところだけきちんと表現するに留め、その他の文書は Word で書いた方が良いと思っている。

そうはいっても Excel 方眼紙はなくならんじゃろ、きっと…。