ドキュメント・ベースは階層構造をもたせる

ドキュメント・ベースには様々な資料が置かれるが、ある程度のカテゴリ分けを決めておかないと、どこに何のファイルを置けばよいのか、どこに何のファイルが存在するのかが分からなくなってしまう。毎度「あのファイルはどこですか?」と聞く無駄な時間が増えたり、有用な資料の存在に気付かず問題解決が遅れたりしかねない。

どんなシステム、プロジェクト、案件でも、大体次のような階層構造をベースに資料を分けておけば、迷いにくい。

プロジェクトルート
├ ドキュメント・ベースの案内
├ 設計
│ ├ システム仕様書 (システムの概要・目的、機能一覧)
│ ├ システム構成図 (サーバ構成・ネットワーク構成)
│ ├ 設計書
│ └ 環境一覧 (接続情報) …など
├ 開発
│ ├ ルール
│ │ ├ コーディングルール
│ │ ├ 開発ツール
│ │ ├ コード・ベースの案内
│ │ └ テスト仕様書フォーマット …など
│ └ 開発案件
│    └ 2020-01 〜〜機能追加
├ 運用
│ ├ ルール
│ │ ├ 緊急対応時のフロー (ルール)
│ │ ├ 運用手順書 (サーバ接続手順、リカバリ手順など)
│ │ └ 障害管理票フォーマット …など
│ └ 過去対応
│    └ 2020-01-01 〜〜障害対応
├ プロジェクト管理
│ ├ マスタスケジュール
│ ├ メンバ管理 (連絡先・スキルマップ)
│ ├ タスク・ベースの案内
│ └ コミュニケーション・ベースの案内 …など
├ 技術情報
│ └ (システムや案件によらない技術ネタ)
├ 議事録
│ ├ 議事録フォーマット
│ └ 2020-01-01 〜〜打合せ
└ その他
   └ (置き場に迷ったもの)

注意点は以下のとおり。

こうしたドキュメント・ベースのカテゴリ設計思想は、大抵他の人には伝わらない。「思い」は伝わらないモノと諦め、自主的にパトロールして、何度でも同じ注意をして、ルールを徹底させ続けるしかない。