繰り返す作業は自動化する

日々の定型的なメール、設計書を Excel で書く時にいつもやっている連番の修正、月次単位で実施する集計作業。

こうした「ほとんど同じことを繰り返す作業」は、文明の利器で自動化するべきだ。

• 開発プロジェクトの定型的なディレクトリ構成は、バッチやシェルスクリプトで自動生成できるようにする
  • 参考：主に言語とシステム開発に関して - 開発用のフォルダ構成を，自動的に生成してくれるバッチ（プロジェクト用のリポジトリ立ち上げに便利ついでに，用が済んだら自動消滅！）
• スタートアップやタスクスケジューラを利用し、「毎朝やる作業」「毎週決まった時間にやる作業」を自動実行、あるいは作業開始を促すアラートを上げさせる
  • 参考：主に言語とシステム開発に関して - 「スタートアップ」に，仕事をさせよう（朝，出社するだけで仕事が進む仕組み作り）
• Excel の操作はマクロで自動化する
  • 書式を整えたテンプレートを用意しておく
  • そのブック内で確実に実行させたい内容は、マクロ付きブックとして構成し制御する
  • 個人的な定型操作であれば、「個人用マクロ」を用意しておく
• 定型的なメール送信はシェルスクリプトやメーラの機能を利用して自動化する
  • 日付や名前などの情報が都度変わる場合は、情報を変数として埋め込めるようにしておくと良い
  • メールは相手に直接影響が出るので、できれば「送信までを自動化」はせず、送信前に目視で最終チェックし、送信ボタンだけは手動にすると安全

自動化の要は、「それについて考えなくても済むようにしておくこと」。

「そろそろ週報メールを書かなきゃ、宛先は誰で、締切日はいつだっけ…？」などと考えている内に、肝心の内容に抜け漏れが発生したりする。これを、例えばウィザード形式でテンプレートが吐き出せるようにしておけば、「宛先を選択してください」「締切日を設定してください (デフォルト値は1週間後です)」と質問に答えるだけでメールが作れるようになる。

毎週やることはタスクスケジューラで自動化しておくことで、何も考えなくても仕事が終わるようにしておく。手作業を極力減らすことで、誰でも同じ成果を得られるようにする。

自動化のためには、Windows バッチ、Bash シェルスクリプト、VBA、WSH などの知識が必要になるだろうが、一度覚えて作ってしまえば、その後は PC に任せて、ずっと同じ質の成果を出し続けられるようになる。