文書化する。口頭で伝えない
口頭で伝えるより、文書化して伝える方が望ましい。口頭伝達はするべきでない。
- 「口頭で伝えた方が早い」病の人は、「自分が発言したら相手に全てが正確に伝わるはずだ」と勘違いしている
- 「早く終わる」と思っているそれは、「自分が知っていることをアウトプットする時間」しか見ていない
- どうせタイピング速度が遅いから文書化することを嫌っているだけでは?
- 口頭説明は話者の時間軸に支配されるので、聞き手に相当の事前知識がないと、一度に理解し切るのは難しい
- 聞き手に、理解してもらうリソースを余計に使わせている
- 「口で言って楽に済ませたい」が根底にあるので、話す内容は事前にまとめられておらず、大抵説明不足
- 結局もう一度不明な点を聞きに行かないと解決できなかったりして、結果的に口頭で伝えた方が早く済まない
簡単な指示だろうと、全て文書化しよう。
- 文書化するとなると、「軽々しく口で済ます」のとは違って記録に残るため、発信する情報により注意するようになる
- 文章を書こうとすると必然的に 5W2H を意識し、発信者側の認識不足がないか確認できる
- 受け手は整理された情報を一度に受け取れるので、自分が読み返したい場所を自由に読み返し、理解をより深められる