5W1H を明確にする

5W1H (Who What When Where Why How)、およびこれに How Much (コスト) を加えた 5W2H を、常に明確にし、文書化する。あらゆる場面で重要であり、5W1H なんて耳が腐るほど研修で聞かされるワードだが、それでも全く・これっぽちも明記できていない人が多過ぎる。いかなる場面でも記載を省略してはならない。

• 進捗や状況を報告する際も、「いつ・どこで・誰が・どういう理由で・何を・どのように」したのか、を盛り込むようにする
• タスクを定義する際も、「いつからいつまでに・どこで・誰が・どういう経緯で・何を・どのように」やっていくのか、を明記する
• (オブジェクト指向) プログラミングにおいても、Who (主体) の認識が重要になる。Who の立ち位置 (Where) も、責務の分割という観点から注意したい
• 顧客の業務を分析したり、プロジェクトを管理したり、という視点では、コスト (How Much) の目線も必要になる。作業工数、効果として削減できる労力、など

全ての文章の一文ごとに、5W1H のどれが記載されていて、どれが抜けているかを確認する。

「記載を省略しても良い場合」はほぼない。どうしても時制が関係しなくて書きようがなかったり、場所に関する情報が存在しない事柄の場合もあるかもしれないが、考慮漏れ・書き忘れと「考えた結果書くことがなかった」のかは、外から区別がしづらい。だから、「場所 : 指定なし」「期限 : なし (5年後でも10年後でも良い)」という風に、「なし」と明記する方が良い。