指示語・代名詞を使わない
「5W1H を明確にする」「曖昧な表現を避け、できるだけ断定する」と同様だが、5W1H やアクションを明確にしているつもりで曖昧なままになっている人が意外と多い。
次のような言葉は「指示語」「代名詞」にあたり、まずもって相手に思ったとおりには伝わっていないので、正確な言葉に言い換える必要がある。
- 昨年・先週・昨日・この前
- 来週・来月・来年・今度
- これらの語句を議事録などにそのまま書き起こしている人は、その他の事柄でも分かりづらい文章を書く人間だろう具体的な日時に書き換えないと、「未来に読んでもらえる文章」ではなくなる
- 「先週の月曜」「8月31日」 → 2020年8月31日 : 月日だけの情報だと1年後には分からなくなっているので、必ず年も併記する
- 「来週」 → 2020年9月7日週 : ある週を表現する時は、日曜か月曜 (= その週の営業開始日) に「週」を付けて、「9/7 週」のように表現する
- 文書作成日が年込みで明確に記載されている文書の中であれば、「翌 9/7 週」といった書き方でも「2020年のこと」と伝わるこの場合は年の記載を省略してもまだ伝わるし、「翌」という指示語を併記する効果がある
- 来週までに〜〜を提出してください
- 来週の初日が期限日なのか、来週の最終日が期限なのかが分からない (どちらとも読めてしまう)
- かといって「2020年9月4日 (金) まで」と書き換えても、この日の0時0分に期限が来るのか、この日の23時59分59秒 (翌9月5日に変わる直前まで) が期限なのかが分からない
- 期限を指定する時は日付と時刻をセットで書く
- → 2020年9月4日 (金) 12:00 までに〜〜を提出してください
- 上長・管理者・担当者
- 普通はプロジェクト内で「責任者：誰々」「窓口担当：誰々」という風に、組織体制図やメンバ表が作られているはずなので、それを「辞書」にする前提であれば、これらの指示語を使って構わない
- 体制表がない、最新の状態に更新されていない、プロジェクトメンバに十分に共有されていない場合は、名指しで書く必要がある